Registre des traitements

Administratif

Registre des employées

Finalité : AVS, LPP et Assurance Accident

Base légale : obligation légale

Durée de rétention : toute la durée du contrat de travail

Données concernées : nom, prénom, adresse, téléphone, adresse email

Localisation des données :

Mesures de sécurité :

  • les données sont chiffrées
  • restriction des accès SSH
  • accès VPN seulement

Données bancaires

Finalité : versement des salaires aux employés et remboursement des notes de frais

Base légale : obligation légale

Durée de rétention : toute la durée du contrat de travail

Données concernées : données bancaires (IBAN, nom, prénom, adresse)

Localisation des données :

Mesures de sécurité :

  • les données sont chiffrées
  • restriction des accès SSH
  • accès VPN seulement

Conformité et risques

Journaux HTTP

Finalité : répondre aux obligations légales de l'entreprise

Base légale : obligation légale

Durée de rétention : 15 jours

Données concernées :

  • adresse IP
  • date de la visite
  • user agent
  • URL consultée

Localisation des données :

  • jail:/var/log/haproxy
  • jail:/var/log/nginx
  • jail:/var/log/apache

Mesures de sécurité :

  • restriction des accès SSH
  • accès VPN seulement

Sauvegarde

Finalité : assurer la reprise d'activité en cas d'incident d'exploitation sur la production

Base légale : intérêt légitime

Durée de rétention : 1 an

Localisation des données :

  • sdgspa02@/mnt/pool-data/backup
  • sdgspb01@/mnt/pool-data/backup
  • 2 disques externes en rotation

Mesures de sécurité :

  • les données sont chiffrées
  • restriction des accès SSH
  • accès VPN seulement

Fourniture de services

BookStack

Finalité : documentation pour les clients

Base légale : intérêt légitime

Durée de rétention : illimité

Données concernées :

  • nom des projets et des clients
  • nom d'utilisateur des clients et mot de passe
  • contenu et date des pages éditées

Localisation des données :

  • sdgspa01:sdg_bookstack
  • sdgspa02:sdg_bookstack

Mesures de sécurité :

  • restriction des accès administrateur
  • désactivation de Gravatar
  • désactivation des services tiers
  • retrait des exceptions CSP des services tiers
  • réduction de la précision des logs IP
  • chiffrement des données en transit
  • chiffrement des données au repos

Phorge

Finalité : tâches techniques, documentation d'architecture, code source

Base légale : intérêt légitime

Durée de rétention : illimité

Données concernées :

  • nom des projets et des clients
  • nom d'utilisateur des employés et mot de passe
  • contenu et date des objets éditées

Localisation des données :

  • titanide:phorge

Mesures de sécurité :

  • restriction des accès administrateur
  • chiffrement des mots de passe stockés
  • chiffrement des données en transit

Dolibarr

Finalité : facturation, comptabilité, salaires, support

Base légale : intérêt légitime

Durée de rétention : illimité

Données concernées :

  • nom des projets, des clients (nom, prénom, téléphone, email) et des fournisseurs
  • nom d'utilisateur des employés et mot de passe
  • contenu et date des objets éditées

Localisation des données :

  • titanide:dolibarr

Mesures de sécurité :

  • restriction des accès administrateur
  • chiffrement des mots de passe stockés
  • chiffrement des données en transit
  • chiffrement des données au repos

DNS

Finalité : hébergement des zones des noms de domaine de l'entreprise

Base légale : intérêt légitime

Durée de rétention : illimité

Données concernées :

  • adresse IP des entités demandant une résolution du nom de domaine
  • requête DNS effectuée

Localisation des données :

Mesures de sécurité :

  • restriction des accès administrateur

Matomo

Finalité : service de mesure d'audience

Base légale : intérêt légitime

Durée de rétention :

  • les données brutes sont supprimées après 6 mois
  • les rapports construits à partir de données agrégées sont supprimés après 11 mois

Données concernées :

  • nom des projets et des clients
  • nom d'utilisateur des employés et mot de passe
  • contenu et date des objets éditées

Localisation des données :

  • vm:matomo

Mesures de sécurité :

  • le tracking avec cookie est désactivé
  • le paramètre “Do Not Track” de votre navigateur est respecté
  • seuls les 2 premiers bytes de l’adresse IP sont utilisés
  • les adresses IP sont anonymisées
  • restriction des accès administrateur
  • chiffrement des mots de passe stockés
  • chiffrement des données en transit

Nextcloud

Finalité : gestion des documents et des projets

Base légale : intérêt légitime

Durée de rétention : 5 ans

Données concernées :

  • nom des projets
  • nom des clients (nom, prénom, email) et mot de passe
  • nom d'utilisateur des employés et mot de passe
  • contenu et date des objets éditées

Localisation des données :

  • sdgspa01:sdg_nextcloud

Mesures de sécurité :

  • restriction des accès administrateur
  • obligation d'utiliser un dispositif TOTP pour les membres de l'entreprise
  • chiffrement des mots de passe stockés
  • chiffrement des données en transit
  • chiffrement des données au repos

Tactical RMM

Finalité : monitoring et support des appareils des clients sous mandat

Base légale : intérêt légitime

Durée de rétention : illimité

Données concernées :

  • nom des clients
  • nom d'utilisateur des employés et mot de passe
  • contenu et date des objets éditées

Localisation des données :

  • vm:rmm

Mesures de sécurité :

  • restriction des accès administrateur
  • obligation d'utiliser un dispositif TOTP
  • chiffrement des mots de passe stockés
  • chiffrement des données en transit